امروزه سازمان‌ها و موسسات اقتصادي برای پرهیز از انبار کردن کالاها و بهره برداری از منابع مالی خود تلاش می‌کنند تا با استفاده از روش (just in time) مواد و کالاهاى مورد نیاز سازمان خود را درست در زمان نياز دريافت نمایند. در سيستم خريد خارجی عملیات  مربوط به اطلاعات  تامین کنندگان خارجی، مراحل خريد، پرداخت‌هاي ریالی و ارزی و اسناد خرید خارجی را در این سیستم انجام دهيد. سیستم تدارکات خارجی کاربر را در خرید کالا در زمان مناسب و با هزینه‌های مرتبط با آن کمک می‌کند.

 امکانات و ويژگي‌هاي اصلي نرم‌افزار:
• ايجاد پايگاه اطلاعاتي جامع از تامین کنندگان
• صدور درخواست‌ خريد بر مبناي موجودي انبار و درخواست كالا از انبار
• تركيب چند درخواست خريد يا بخشي از يك درخواست خريد و يا  بخشي از يك قلم درخواست خريد در يك يا چند سفارش خريد
•  تعيين تامین کنندگان براي هر سفارش خريد
• ثبت پروفرماي اوليه و نهايي كالا
• تهيه‌ي صورت خلاصه‌ي استعلام از فروشندگان به تفکیک هر سفارش
• تعريف  پارامترهاي افزاینده و کاهنده در قيمت پروفرماهاي اوليه و نهايي
• صدور دستور خريد بر مبناي چند پروفرم و يا بخشي از يك پروفرم و يا  بخشي از يك قلم پروفرم
• امكان ثبت اطلاعات بيمه‌نامه
• ثبت اطلاعات اعتبارات اسنادي و معامله اسناد به ازاي هر بار تحويل اسناد حمل به بانك
• ثبت اسناد حمل بارنامه، فاكتور، صورت بسته‌بندي
• ثبت اطلاعات اظهارنامه و پروانه سبز گمركي
• ثبت ارسال كالا به انبار بر مبناي اطلاعات ترخيص يا پروفرما
• پوشش دهي مراحل برگشت كالاهاي نامنطبق
• ثبت كليه‌ي اطلاعات هزينه‌هاي ثبت سفارش و تامين اعتبار و ترخيص و صدور سند حسابداري مربوطه
• پيش‌بيني تاريخ انجام هر يك از مراحل خريد با استفاده از برنامه‌ريزي خريد و ثبت اطلاعات پيشرفت و دلايل تاخير فعاليت‌هاي خريد
• استفاده از گزينه‌هاي خاتمه و برگشت از خاتمه خريد در اغلب مراحل خريد، به منظور اعمال تصميمات پيش‌بيني نشده

گزارش‌ها:
• مرور اسناد براي پيگيري مراحل انجام شده و نمايش اسناد ثبت شده براي هر درخواست خريد
• گزارش خريد دوره‌اي
• نمايش كليه اسناد موجود در سيستم به تفكيك نوع سند (كليه درخواست‌ها، سفارش‌ها، پروفرما‌ها و...) با كمك فيلترهايي همچون محدوده‌ي تاريخ، صــادركننده سند و . . .
• اسناد مرتبط با كالا، فروشندگان، كارشناسان خريد، برگ ارسال كالا
• روند خريد، از درخواست تا رسيد انبار براي پي‌گيري خريدها و بررسي آن‌ها